+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Срок хранения документации о электронном аукционе. О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

Содержание

О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам. минэкономразвитие разъясняет как правильно устанавливать сроки хранения для конкурсной и аукционной

Срок хранения документации о электронном аукционе. О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯАДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА

Тамбовская область

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Порядка хранения документации, связаннойс осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по

В целях реализации Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд” ПОСТАНОВЛЯЮ:1.

Утвердить Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) согласно приложению.2. Информационному управлению администрации города Тамбова (Казарина) направить данное постановление для опубликования в газете “Наш город Тамбов”.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Тамбова А.А.Позднякова.

Глава администрации городаТамбова А.Ф.Бобровг.Тамбов7 апреля 2014 г.

N 2665

Приложениек постановлению администрации города Тамбоваот 7 апреля 2014 года

N 2665

Порядок хранения документации, связанной сосуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по

определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей)


1. Общие положения

1.1.

Настоящий Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее – Порядок) определяет действия управления муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (далее – управление) по хранению документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) после окончания процедуры определения победителя или иного участника закупки, с которым должен быть заключен контракт на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).1.2. Документацией, связанной с осуществлением закупок (далее – документы), являются:- заявки заказчиков на организацию определения поставщика (подрядчика, исполнителя);- конкурсная документация, документация об электронном аукционе, документация о запросе предложений, копии документов об их утверждении;- копии приказов об утверждении составов комиссий по осуществлению закупок;- извещения о проведении конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений;- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию, документацию об электронном аукционе, извещение о проведении запроса котировок;- запросы участников закупок о разъяснении положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе, разъяснения положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе;- заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, окончательные предложения участников закупок, поданные в письменной форме;- протоколы, составленные в ходе проведения процедур по определению поставщика (подрядчика, исполнителя);- уведомления, приглашения, направляемые участникам закупок.1.3. Документы, а также аудиозаписи процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее – аудиозаписи) хранятся в управлении не менее чем три года. Конкретные сроки хранения документов и аудиозаписей устанавливаются номенклатурой дел управления.1.4. Управление хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее – архив).

2. Основные задачи

Основными задачами управления по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2. настоящего Порядка, и аудиозаписями;- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.

3. Порядок работы

3.1. Порядок работы с документами:3.1.1. Документы, предусмотренные пунктом 1.2. настоящего Порядка, по каждой процедуре определения поставщика (подрядчика, исполнителя) формируются в дело, которое является единицей хранения.

3.1.2. Работник управления,

принимает от начальника отдела по размещению муниципального заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение дела;

упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (на единицах хранения проставляет архивный шифр);

хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;

систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;

обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;

выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;

– ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;

осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.

3.2. Порядок работы с аудиозаписями:3.2.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей):

осуществляет копирование аудиозаписей с диктофона на жесткий диск и обеспечивает их оперативное хранение;

осуществляет копирование аудиозаписей на резервный носитель;

по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года:

осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.

3.2.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:

принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;

регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;

хранит в архиве управления аудиозаписи.

3.3. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения, который исчисляется начиная с года, следующего за годом проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя).3.4. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города Тамбова и согласованного экспертной комиссией администрации города Тамбова.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.

4. Ответственность

4.1. Должностное лицо управления несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.4.2. Персональная ответственность работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.

Нужно ли распечатывать документацию об электронном аукционе при формировании материалов по закупке? Например, всю подготовительную информацию (запросы предложений,техническое задание и прочее) плюс аукционная документация, протоколы,извещение о закупке?

Ответ

Оксана Баландина, шеф-редактор Системы Госзаказ

С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры.

С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.

Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.

Заказчик может хранить все документы по закупкам в электронном виде (на сервере или компьютере), однако, напоминаем, обязательному хранению подлежат, в том числе оригиналы документов, которые составлены заказчиком в письменной форме или переданы участником закупки в рамках осуществленной закупки.

Хранение документов, связанных с проведением конкурса, аукциона, запроса котировок, запроса предложений

В соответствии ч. 1 ст.

2 Закона о контрактной системе законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд основывается на положениях Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Бюджетного кодекса РФ и состоит из Закона о контрактной системе и других федеральных законов, регулирующих отношения, указанные в ч. 1 ст. 1 Закона о контрактной системе. Одним из таких федеральных законов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон № 125-ФЗ).

Какое противоречие есть в законодательстве по срокам хранения документов

Источник: https://www.zarst.ru/o-hranenii-gosudarstvennyh-municipalnyh-kontraktov-i-dokumentov.html

Сколько лет хранятся документы по закупкам по 44-ФЗ: как устанавливаются сроки, как формируется приказ?

Срок хранения документации о электронном аукционе. О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

После завершения закупки по нормам 44-ФЗ заказчик должен оформить должное хранение всех оформленных им документов. Сроки хранения устанавливаются продолжительностью от 3 до 10 лет в зависимости от типа документа и начальной цены контракта. В указанный период времени не допускается уничтожать документацию.

Правовое регулирование

После завершения закупки у заказчика на руках остается большой массив документации: план-график, протокол, контракт, допсоглашения к нему и пр. Все они должны быть заархивированы и переданы на хранение. Это необходимо на случай возникновения споров, проведения проверок и пр.

Закупочная документация заказчика может храниться в электронном или бумажном вариантах.

Сроки хранения всей документации в самом 44-ФЗ никак не регламентируется. Здесь прописаны только сроки обеспечения сохранности бумажной документации. При определении сроков хранения электронных документов заказчику необходимо опираться на положения иных нормативно-правовых актов.

Порядок сохранности документов по закупке регулируется по следующим нормативно-правовым актам и разъясняющим документам:

  • на основании законодательства о контрактной системе по ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ;
  • по Письму Минэкономразвития № Д28и-1805 от 2017 года;
  • по ФЗ от 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • по Приказу Министерства культуры №558 от 2010 года;
  • по Методическим рекомендациям по разработке инструкций от органов исполнительной власти, утвержденные Росархивом в 2009 году, за номером 76.

Сроки хранения документации по закупкам

Минимальные сроки хранения документов по закупкам в рамках 44-ФЗ установлены как 3 года. По истечении указанного периода заказчик может продолжать хранить документы или должен уничтожить их.

В рамках 44-ФЗ не предусмотрен строгий регламент для обеспечения сохранности регистров по закупкам. Здесь указано только на необходимость обеспечения сохранности следующих документов:

  1. Документации по конкурсу.
  2. Заявок на участие в конкурсе и аукционе.
  3. Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.
  4. Документация об изменении закрытого аукциона.
  5. Все протоколы на участие в закрытой закупке.

Конкурсная документация, заявки на участие конкурса, протоколы рассмотрения заявок конкурсной комиссией и аудиозаписи вскрытия конвертов подлежат хранению в течение 3 лет (на основании ч. 15 ст. 53 44-ФЗ и по письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года). Все документы по изменениям в закупочной документации в области закрытого аукциона, предоставленными заказчиками разъяснениями по закрытому аукциону, протоколы и заявки на участие должны храниться не менее 3 лет по ч. 13 ст. 90 44-ФЗ и Письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года).

Трехгодичные минимальные сроки хранения документации можно подтвердить и на основании ст. 196 Гражданского кодекса. Именно такой период установлен в качестве срока исковой давности. Соответственно, с точки зрения судебных разбирательств, более длительный период хранения лишен смысла.

На основании ч. 1 ст.

2 ФЗ-44 поставщику следует дополнительно опираться на положения Конституции, Гражданского и Бюджетного кодексов, а также на другие законы, которые регулируют отношения в процессе закупок и исполнение контрактов.

В одном из таких документов есть противоречия по срокам хранения документов с 44-ФЗ. Так, по 125-ФЗ «Об архивном деле» документы по закупкам должны храниться не менее 5 лет.

В Приказе Минкультуры №558 от 2010 года в п. 272-279 подчеркивается, что вся документация по государственным и муниципальным закупкам может храниться не менее 5 лет. Для материалов по крупным и особо крупным заказам указанные сроки составляют не менее 10 лет.

Таким образом, рекомендации Минкультуры идут вразрез с требованиями 44-ФЗ. В данном случае заказчику нужно понимать, что приоритетом обладают нормы законодательства о контрактной системе.

То есть в отношении тех документов, которые перечислены в 44-ФЗ, нужно обеспечить трехлетние сроки хранения.

В отношении неуказанных здесь документальных сведений сроки хранения устанавливаются, как 5 лет по Приказу Минкультуры.

В указанный перечень документов, которые нужно хранить 5 лет, можно включить извещения о закупке, сводные заявки, технические задания, календарные планы, доверенности, копии договоров, информационные карты.

Сюда входят все документы, которые сформированы при закупках единственного поставщика, через запросы котировок и предложений.

Документация по крупным закупкам по истечении 10 лет передается в архив, то есть она будет храниться бессрочно.

Сроки хранения можно различать в зависимости от способа закупки и стоимости контракта. Сроки хранения отдельных документов по 44-ФЗ составляют:

  1. Государственных и муниципальных контрактов по 44-ФЗ – 5 лет.
  2. Весь перечень закупочной документации, включая переписку между заказчиком и поставщиком – 5 лет (документы хранит как заказчик, так и поставщик).
  3. Регистрационные журналы – 5 лет.
  4. Реестры закупок без подписания контракта – 5 лет после завершения процедуры.
  5. Положения о комиссиях, план закупок, план-график, реестры контрактов и отчеты по контрактам – бессрочно.

Сроки начинают отсчитываться с 1 января следующего календарного года за годом проведения закупочной процедуры.

Например, контракт был исполнен в октябре 2019 года. Сроки хранения документов по нему должны отсчитываться начиная с 1 января 2020 года.

Как устанавливаются сроки

Перечень и сроки хранения документации в архиве заказчика определяются самим заказчиком самостоятельно, и регламентируется данная процедура через приказ. В этом приказе заказчик регулирует процесс обеспечения сохранности материалов в области контрактной системы.

Период времени, в течение которого нужно обеспечить хранение регистров госзаказа, не может быть меньше указанного в 44-ФЗ.

Приказ имеет свободную структуру, но в нем необходимо прописать следующие аспекты:

  1. Перечень документов, которые должен хранить заказчик.
  2. Ответственное лицо за хранение со стороны заказчика.
  3. Состав экспертной комиссии, которая является ответственной за порядок учета документальных материалов.
  4. Начало периода хранения (с 1 января следующего года).

Приказ должен подписать руководитель заказчика, а также перечисленные в приказе ответственные лица. Последние расписываются в подтверждение того, что они были ознакомлены с текстом приказа.

Таким образом, заказчик должен обеспечить хранение закупочной документации в течение 3 лет. При этом заказчик вправе установить собственные более длительные сроки и прописать их в документации по закупке.

Перечень документации, которая передается на хранение, срок ее хранения устанавливается заказчиком самостоятельно. Для этих целей формируется внутренний приказ.

В Приказе Минкультуры указано на другие минимальные сроки хранения документов: они составляют от 10 лет по крупным контрактам и 5 лет – по иным закупкам.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/zakupki/44/srok-khraneniya-dokumentov.html

Закупочная документация по 44-ФЗ

Срок хранения документации о электронном аукционе. О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

Все, что размещается в планах и планах-графиках, связано с описанием объекта закупки. Проект контракта полностью зависит от того, какой объект закупки необходим заказчику, как будут реализовываться в дальнейшем отношения с поставщиками, к какому результату заказчику необходимо прийти.

В состав документации входит извещение о проведении закупки (конкурса, запроса котировок или аукциона), а также другая закупочная документация, раскрывающая все детали закупки. Контракт всегда входит в закупочную документацию и сопровождается дополнительными документами.

Завершается закупочная деятельность заказчика отчетностью.

Требования к документации

Отличительная особенность контрактной системы — внушительный по объему документооборот. Требования к документации предъявляются серьезные, хотя конкретные формы документов закон не указывает. Документация составляется произвольно, но с соблюдением правил и ограничений № 44-ФЗ.   

Важное правило, о котором нужно помнить: форма, состав и содержание документации зависят от объекта закупки и способа определения поставщика (и конкурсы, и аукционы, и запросы котировок содержат свои дополнительные условия, которые будут отражены в документации).  

Что обязательно должна содержать документация:

  • единые требования к участникам в соответствии со ст. 31 Закона № 44-ФЗ;
  • порядок предоставления разъяснений и внесения изменений в уже опубликованную документацию (у участников есть возможность обратиться к заказчику с запросом дать объяснения, и заказчик обязан им ответить);   
  • требования к оформлению и содержанию заявки (документация напоминает участникам, как им надо действовать);  
  • права и обязанности заказчика, комиссии, участников;
  • порядок подготовки и размещения в ЕИС извещения и документации;
  • порядок подачи, изменения и отзыва заявок;
  • порядок рассмотрения и оценки заявок;
  • порядок заключения контракта.

Общая информация о закупке включает: общие сведения о заказчике (о наименовании, местонахождении, режиме работы); общие сведения о закупке (о способе определения поставщика в соответствии с ч. 1 ст.

24 Закона № 44-ФЗ, цели закупки согласно ст.

13 Закона № 44-ФЗ, источнике финансирования, нормативно-правовой базе, на основании которой производится закупка), а также дополнительные пояснительные сведения.

Но правильное составление документации — это только полдела. Ее еще необходимо разместить в ЕИА, поскольку заключение контракта и его дальнейшее исполнение осуществляется именно на основании того, что находится в ЕИС.

Описание объекта закупки

Эту часть документации часто еще называют техническим заданием. В ней заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. Это обязательный документ, поскольку именно на его основании участники закупки могут разработать наиболее подходящее для заказчика предложение.

Помимо того, что описание объекта закупки обозначает способ выбора определения поставщика, диктует порядок формирования НМЦК, определяет требования к участникам закупки и другие особенности проведения тендера, оно еще, как юридически значимая информация, определяет состав извещения, документации, проекта контракта и в конечном итоге выбор лица, который станет победителем закупочной процедуры.

технического задания:

  • описание объекта закупки
  • основное назначение и обоснование
  • характеристики, параметры
  • требования к качеству
  • указания на количество и объем
  • гарантийные требования
  • сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг

В ст. 33 Закона № 44-ФЗ указаны положения, которые обязательно нужно соблюдать при составлении описания объекта закупки.

В целом описание должно нести объективный характер, использовать понятную терминологию, опираться на доступные информационные источники, указывать на следующие характеристики: функциональные (назначение объекта закупки и условия его использования по назначению; форма, производственное исполнение и др.

), технические (конкретные данные, параметры, исходные и конечные величины, физические величины показателей, регламент и порядок действий при поставке товара, выполнении работ, оказании услуг), качественные (совокупность свойств, характеристик, признаков товаров, услуг, работ, обусловливающих их способность удовлетворять потребности и запросы заказчика, соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям), эксплуатационные (характеристики надежности и работоспособности, условия эффективной эксплуатации, прочность, долговечность, объемно-планировочные, санитарно-гигиенические, экономические характеристики), стандартные показатели (технические и качественные характеристики объекта закупки, установленные в соответствии со стандартами, техническими регламентами и законодательством о техническом регулировании). Поставляемый товар должен быть новым.

Кроме того, при осуществлении закупки заказчик, согласно ст. 31 Закона №44-ФЗ, устанавливает единые требования к участникам закупки. Это и наличие лицензий, допусков, специальных разрешений и согласований, документов (например, сертификатов, связанных с безопасностью использования объекта закупки), и др.

Чего не должно быть в техническом задании

В техническом задании не должны содержатся требования или указания на:

  • товарные знаки, знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты, полезные модели, место происхождения товара, наименование производителя;
  • требования к товарам, информации, работам, услугам при условии, что данные требования влекут за собой ограничение количества участников закупки.

Исключения составляют случаи, когда не имеется другого способа, обеспечивающего более точное и четкое описание характеристик объекта закупки.

Однако если содержится указание на товарный знак, знак обслуживания, фирменное наименование, патент, полезные модели, промышленные образцы, наименование места происхождения товара или наименование производителя, заказчик должен добавить слова «или эквивалент» и указать критерии эквивалентности. Именно по этим критериям можно судить, нарушены или нет нормы ст. 33 Закона №44-ФЗ.

Важно обратить внимание на особенности документации, которая зависит от способа определения поставщика — конкурсы, электронные аукционы, запросы котировок.

Конкурсы считаются самым сложным видом закупочной процедуры и включают следующие документы: извещение, документация — информационная карта, техническое задание на объект закупки, форма заявки с инструкцией по ее заполнению, проект контракта.

Извещение о проведении конкурса

Это краткий документ, который включает:

  • идентификационный код закупки (с 1 января 2017 года)
  • используемый способ (открытый конкурс)
  • срок, место и порядок подачи заявок участников закупки
  • размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок
  • размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта
  • требования к участникам и их документации
  • способы получения конкурсной документации
  • место, дата и время вскрытия конвертов с заявками
  • преимущества для участников
  • условия национального режима (ограничения и запреты на приобретение продуктов иностранного производства)
  • реквизиты счета для внесения обеспечения

Документация — информационная карта

В отличие от извещения, представляет собой развернутую информацию со следующими необходимыми деталями:

  • описание объекта закупки и условий контракта в полном объеме
  • требования к содержанию и описанию предложения участника, к форме, составу заявки и инструкцию по ее заполнению
  • дополнительные требования к объекту закупки: гарантийные сроки, условия эксплуатации
  • НМЦК с обоснованием
  • форма, сроки и порядок оплаты ТРУ
  • порядок подачи заявок, сроки отзыва и изменения заявок
  • порядок предоставления участникам разъяснений положений конкурсной документации
  • финансовые условия конкурса: размер обеспечения заявки, размер обеспечения контракта, условия банковской гарантии
  • информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта
  • информация о возможности изменения объема и количества ТРУ

Заявка с инструкцией

Инструкция позволяет заказчику облегчить себе работу. Имея такой документ, который позволяет упорядочить информацию, участники делают меньше ошибок. Необходимость включения инструкции в конкурсную документацию установлена п. 4 ч. 1 ст. 50 Закона № 44-ФЗ.

Форма инструкции произвольная, требования к ее составлению законодательством не предусмотрены, тем не менее существует целый ряд позиций, которые в ней необходимо прописать: порядок заполнения заявки на участие в конкурсе, требования к ее оформлению, в частности, язык составления заявки, способ указания предлагаемой цены контракта, количество экземпляров заявки.

Важно помнить, что при описании предложений участники должны использовать общепринятые обозначения и наименования, сведения, содержащиеся в заявке, не должны допускать двусмысленного толкования. Документы, представляемые участниками закупки, должны быть заполнены по всем пунктам, предусмотренным формой заявки.

Аукцион и аукционная документация

В составле аукционной документации есть извещение, аукционную документацию — информационную карту, техническое задание на ТРУ, форму заявки для участия в электронном аукционе с инструкцией по ее заполнению (как правило, разработку этих документов берет на себя электронная площадка), проект контракта. 

Закон не прописывает структуру документации об аукционе. При этом в ст. 64 приводится перечень информации, которая в обязательном порядке должна быть отражена.

Аукцион проводится в том случае, если заказчик закупает ТРУ, поименованную в перечне, установленном Распоряжением правительства РФ от 21.03.2016 № 471-р.  

Извещение о проведении аукциона 

В извещении о проведении электронного аукциона указываются следующие сведения:

  • адрес электронной площадки
  • сроки приема и рассмотрения заявок
  • дата проведения аукциона
  • размер обеспечения заявок и контракта
  • требования и исчерпывающий перечень документов для участников
  • информация об объекте закупки и условиях контракта

Аукционная документация — информационная карта

Раскрывает все детали будущей закупки, поэтому включает много уточняющей информации:

  • сведения о заказчике
  • сведения об электронной площадке
  • сведения об объекте закупки — предмете контракта
  • НМЦК приводится в соответствии с расчетом и обоснованием заказчика
  • форма, срок и порядок оплаты контракта, выплата аванса
  • требования к участникам закупки
  • сроки подачи заявок на участие в аукционе
  • сроки рассмотрения первых частей заявок и вторых частей заявок
  • дату проведения аукциона
  • требования к составу заявки на участие в электронном аукционе
  • размер обеспечения заявок на участие в аукционе
  • сведения об обеспечении исполнения контракта

Котировочная документация

Отличается от конкурсной и аукционной тем, что в запросе котировок выкладывается сразу вся информация. Форма заявки для участия в запросе котировок разрабатывается заказчиком и входит в котировочную документацию.

Содержит запрос котировок, форму заявки для участия в запросе котировок, проект контракта. 

В запросе котировок должны быть отражены:

  • сведения о заказчике и контрактной службе, источник финансирования
  • форма котировочной заявки
  • наименование, характеристики и количество поставляемых товаров, объем выполняемых работ, оказываемых услуг, требования к качеству, техническим характеристикам, к безопасности, к функционалу и потребительским свойствам, размерам, упаковке, отгрузке товара, требования к результатам работ и иные показатели
  • требования к предоставлению гарантий, к монтажу и наладке, к обучению
  • место и сроки доставки товаров, выполнения работ, оказания услуг
  • сведения о НМЦК, расходах на перевозку, страхование, уплату налогов
  • место и срок подачи котировочных заявок
  • срок и условия оплаты поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг
  • срок подписания победителем контракта
  • информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта
  • преимущества для определенных участников
  • требование об отсутствии в РНП
  • документы, подтверждающие соблюдение национального режима

В том случае, если участникам требуются пояснения по закупочной документации или они обнаруживают какие-то несоответствия, неточности и ошибки, они вправе обратиться к заказчику за дачей разъяснений. Порядок, возможности и сроки обращения за разъяснениями в каждом способе закупки свои. Но заказчик обязан отвечать на запросы в установленные сроки. 

Контракты 

Задача контракта заключается в достижении цели осуществления закупки ТРУ. Он может быть как в электронной, так и в бумажной форме.

О проекте контракта и его содержании рассказывает Юлия Межникова, ведущий вебинара «Закупочная документация: рекомендации для заказчиков по 44-ФЗ»:

– 

Приемка товара

На приемку товара, как важнейшее условие контракта, следует обратить особое внимание. Юлия Межникова разъясняет некоторые ошибки, которые допускают заказчики на этом этапе.  

Все самое интересное о бизнесе — на нашем канале в Telegram. Присоединяйтесь!   

Источник: https://kontur.ru/articles/4806

Документация о закупке по 44-ФЗ: состав, требования, сроки хранения

Срок хранения документации о электронном аукционе. О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

Здравствуйте, уважаемые читатели онлайн школы “Азбука тендеров”! Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.

Что входит в документацию о закупке?

При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик наряду с извещением обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) документацию о проводимой закупке, требования которой установлены в Законе № 44-ФЗ.

Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:

Извещения об осуществлении закупки. Это документ, в котором содержится ключевая информация о проводимой закупке:

  • сведения о заказчике и его местонахождении;
  • краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки;
  • начальная (максимальная) цена контракта;
  • источник финансирования;
  • идентификационный код закупки;
  • ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
  • способ определения поставщика;
  • срок, место и порядок подачи заявок;
  • размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
  • размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта.

Примечание: Общие требования извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Технического задания. Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.

Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.

Общей части. Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок.

В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е.

участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.

Инструкции. В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.

Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для:

  • запроса предложений (п.3 ч.6 ст.83 44-ФЗ);
  • закрытого аукциона (п.2 ч.1 ст.87 44-ФЗ);
  • открытого конкурса (п.4 ч.1 ст.50 44-ФЗ);
  • электронного аукциона (п.2 ч.1 ст.64 44-ФЗ).

Информационной карты. Это своего рода квинтэссенция информации, содержащейся в извещении и общей части документации. Как правило, этот раздел документации представляется в виде таблицы, где указывается основная информация о проводимой закупке.

Примечание: Если общая часть документации имеет разночтение с информационной картой, то руководствоваться нужно информацией, указанной в информационной карте, т.к. она имеет приоритет перед общей частью.

Обоснования начальной (максимальной) цены контракта. Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.

Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:

  • метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
  • нормативный метод;
  • тарифный метод;
  • проектно-сметный метод;
  • затратный метод.

Образцов форм и шаблонов. В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.

Проекта контракта. Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.

Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.

Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.

Где и как получить документацию о проводимой закупке?

Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.

Что для этого необходимо сделать?

Во-первых, вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.

Во-вторых, в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.

В-третьих, в появившемся окне вам необходимо перейти по гиперссылке “Извещение о проведении…”, чтобы ознакомиться с общей информацией о данной закупке, а затем перейти во вкладку “Документы закупки”.

В-четвертых, во вкладке “Документы закупки”, вам необходимо скачать все прикрепленные документы (файлы).

Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).

Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.

В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов. Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.

Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:

  • за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);
  • за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
  • за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
  • за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).

Важный момент: Изменять объект закупки не допускается. В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.

Документация, как инструмент ограничения конкуренции

Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.

Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака.

Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики.

Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.

Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.

Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.

Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?

Согласно ч.15 ст.

53 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.

Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов.

Источник: https://azbukatenderov.ru/uchastniku-zakupok/dokumentaciya-o-zakupke-po-44-fz.html

Сколько лет хранятся документы по закупкам по 44-ФЗ: сроки для контрактов, плана-графика, протоколов и как они устанавливаются?

Срок хранения документации о электронном аукционе. О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

В ходе проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ у заказчика остается на руках существенный массив документации в форме протоколов, извещений и пр. Под сроками хранения закупочной документации понимается законодательно установленный временной период, в течение которого компания должна хранить документы о закупках после завершения торгов.

Как устанавливаются сроки хранения

Заказчик наделен правом самостоятельного регламентирования перечня и периода сохранности регистров. Для этого ответственный работник готовит внутренний приказ в свободной форме, в котором будет регулироваться сохранность материалов в области контрактной деятельности.

В указанном приказе заказчик должен прописать сроки для хранения документации, но они не должны быть менее тех, которые прописаны в 44-ФЗ. В приказе также указываются дата и место его оформления и ответственное должностное лицо, которое будет отвечать за сохранность документов.

Приказом утверждается перечень документов, который подлежит хранению у заказчика, состав экспертной комиссии, которая станет ответственной за учет материалов.
Приказ подписывает руководитель компании-заказчика, а также назначенные им должностные лица.

Последние обязаны подписать приказ, чтобы подтвердить факт ознакомления с содержанием.

Таким образом, минимальные сроки хранения документации по 44-ФЗ составляют три года. По истечении трех лет заказчик должен либо продолжать хранение регистров, либо уничтожить их. В Приказе Минкультуры указано, что сроки хранения документов по крупным контрактам составляют от 10 лет, по другим закупкам – 5 лет. 44-ФЗ имеет приоритет перед Приказами министерств.

Источник: https://zakonguru.com/goszakupki/hranenie-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.