+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Схема движения документов на предприятии. Порядок прохождения входящих документов Внутренние входящие документы проходят в

Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Схема движения документов на предприятии. Порядок прохождения входящих документов Внутренние входящие документы проходят в

Сохрани ссылку в одной из сетей:

ФЕДЕРАЛЬНОЕАГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательноеучреждение высшего профессиональногообразования

РОССИЙСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯИ ПРАВА

КОНРОЛЬНАЯ РАБОТА

Попредмету: ДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

Тема:«Прохождение и порядок исполнениявходящих документов»

Выполнила:

студентка Горбунов И.Г.

группы ФК-407

Проверил:

Москва 2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………3

Понятиедокументооборота…………………………………………………4

Прохождениеи порядок исполнения входящихдокументов……………..5

Прохождениеисходящих документов…………………………………….10

Литература…………………………………………………………………..14

Приложение…………………………………………………………………15

Введение

Разделяют централизованныйдокументооборот и документооборотуровня структурного подразделения. Вцентрализованный документооборотвходит вся документация, подлежащаяцентрализованной регистрации.

Документы,учитываемые только в структурныхподразделениях, составляют документооборотуровня структурного подразделения.

Какправило, централизованный документооборотпредставлен организационно-распорядительнойдокументацией (ОРД), а документооборотуровня структурного подразделения -специализированной документацией,обеспечивающей основные направлениядеятельности организации (хотя в негоможет входить и ОРД).

В крупных организациях обычносуществует отдельное структурноеподразделение, в задачи которого входитобеспечение централизованногодокументооборота. Оно может называтьсяпо-разному: управление делами, общийотдел и т. п.

В организациях, где объемцентрализованного документооборотане настолько велик, чтобы им занималосьсамостоятельное подразделение, функциипо его поддержанию возлагаются, например,на секретаря руководителя организации.

Для определенности далее структурноеподразделение, ответственное заобеспечение централизованногодокументооборота, будет именоватьсяканцелярией.

С точки зрения работниковканцелярии выделяют три основных типадокументов, составляющих централизованныйдокументооборот:

  1. Входящие документы, поступившие в канцелярию из. внешних организаций

  2. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации

  3. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

1. Понятие документооборота

Под документооборотом понимаетсядвижение документов на предприятии, вучреждении с момента их получения илисоздания до завершения исполнения илиотправки.

Основными принципами организациидокументооборота являются следующие:

прохождение документов должнобыть оперативным. Чтобы сократить времяих пребывания в сфере делопроизводства,следует различные операции по обработкедокументов выполнять параллельно(например, копирование и раздача копийдокумента лицам, в исполнении которогоони участвуют одновременно, и т. д.);

каждое перемещение документадолжно быть оправданным, необходимоисключить или ограничить возвратныеперемещения документов;

порядок прохождения и процессыобработки основных видов документовдолжны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задачаорганизации документооборота —прямоточность в движении документов,однократность и единообразие ихобработки.

По отношению к аппарату управленияразличают потоки поступающих, отправляемыхи внутренних документов (практикиназывают эти документы соответственновходящими, исходящими и внутреннимидокументами).

Основными характеристикамипотоков, которые учитываются приорганизации документооборота, являются:

объем потока, который определяетсяколичеством документов, проходящихчерез канцелярию (секретаря-референта)за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемаяразновидностью документов, авторствоми другими классификационными признаками;

режим потока, который определяетсяпериодичностью движения документовчерез канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборотаосуществляется с целью получения данныхдля расчета штатной численности персоналаделопроизводственной службы, выборатехнических средств при механизации икомпьютеризации делопроизводственныхпроцессов и корректировки загрузкиподразделений и отдельных исполнителейработой с документами.

Для оптимизации маршрутовдвижения различных категорий документов(входящих, исходящих, внутренних; приказовпо основной деятельности и личномусоставу, писем и предложений граждан;заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываютсямаршрутные схемы. Схемы документооборотавключаются в Инструкцию по документационномуобеспечению управления в качественеотъемлемого приложения.

2. Прохождение и порядокисполнения входящих документов

Для обработки входящих документоврегламентированы следующие основныепроцедуры (рис. 1):

  • экспедиционная обработка;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством и выдача резолюции;
  • ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
  • контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляетсясотрудниками канцелярии или секретареморганизации и включает:

  • постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;
  • отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;
  • снятие исполненных документов с контроля.

Рис. 1. Порядок обработкивходящих документов

Документопоток входящих документовсоставляют:

документы вышестоящих организаций,органов власти;

документы подведомственныхорганизаций, присылающих отчетно-учетнуюдокументацию и различного рода запросы;

документы организаций-смежникови прочих организаций, обменивающихсяинформацией для решения вопросов,требующих совместных действий;

жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящихдокументов выполняются следующиеоперации:

прием входящих документов;

первоначальная(экспедиционная)обработка;

предварительное рассмотрениеи распределение;

регистрация;

рассмотрение документовруководством;

исполнение резолюций;

отправка ответных документов.

Изобразим графически типичныйпуть прохождения (оперограмму) документа(на примере письма), поступившего ворганизацию.

Оперограмма будет иной, если,например, входящее письмо будетнаправляться непосредственно вструктурное подразделение, минуяруководителя организации.

Прием входящей корреспонденцииосуществляется в организациицентрализованно экспедицией, специальновыделенным работником канцелярии илисекретарем-референтом при отсутствииэкспедиции.

Вся корреспонденция, поступающаяв организацию, независимо от адресатадолжна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящейдокументации имеет своей задачейпроверить правильность доставки ицелостность вложений, учесть поступившиедокументы и подготовить их к передачепо назначению.

Проверяется целостностьконвертов — все конверты, за исключениемличной корреспонденции и корреспонденциив адрес профсоюзной организации,вскрываются, документы извлекаются изконвертов и сверяется наличие приложений.

Если будет обнаружено повреждение,отсутствие документа или приложений кнему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (какрегистрируемых, так и нерегистрируемых)для фиксации факта и времени их поступленияв учреждение делают отметку в видерегистрационного штампа. Проставлениештампа и даты в нем производится в деньполучения документа.

Отметка при поступлении документапроставляют только на регистрируемыхдокументах в момент регистрации.

В процессе первоначальнойобработки документы сортируют поструктурным подразделениям. Документы,адресованные руководству, передаютсяв канцелярию или секретарю-референтуруководителя. Документы, адресованныев структурные подразделения, сортируютсяпо их наименованиям, а затем разбираютсясекретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документыраскладываются по структурнымподразделениям для доставки по назначению,остальная документация передается длярегистрации.

Распределение поступившихдокументов во многом определяетпрямоточность их движения.

В малых организациях всюпервоначальную обработку входящейдокументации производит секретарь,секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть,что в настоящее время документы могутбыть получены не только по почте, но иприняты по телетайпу, факсу (факсимильноесообщение), электронной почте, доставленыкурьером или посетителем. Делопроизводственнаяслужба обязана обеспечить учет и контрольза движением таких документов. Учеттелеграмм, телексов, телетайпограммдолжен проводиться в службах связи изатем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрениепоступивших документов в канцелярии(секретарем-референтом) производитсяс главной целью — отобрать документыв адрес руководства.

Учитывая, что внастоящее время большинство руководителейперегружены избыточной информацией,этот поток документов должен бытьподвергнут тщательному анализу.

Руководству организации направляютдокументы по принципиальным вопросамдеятельности организации, исполнениекоторых требует решения руководства,и документы, содержащие необходимуюдля руководства информацию. Они составляютпримерно 20% всей документации.

На документах, направляемыхнепосредственно структурному подразделениюили исполнителю, проставляется условноеобозначение (код) структурногоподразделения, в которое направляетсядокумент, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрениивыясняется также, не нуждается лидокумент, передаваемый руководству, вподборке предыдущей переписки по данномувопросу, нормативных документов и пр.Эти документы передаются руководителювместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрениедолжна осуществляться в день их получения.Телеграммы и другие срочные документыпередаются в первую очередь.

Рассмотрение документовруководством организации и структурныхподразделений производится, как правило,в день их получения. Срочные документырассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документовруководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения илиструктурного подразделения, рассматриваяполученный документ, должен дать четкиеи конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передаетсяответственным исполнителям. Если указанонесколько исполнителей, документпередается каждому из них поочередно.Для одновременной работы над документомс него изготавливаются ксерокопии почислу исполнителей. Подлинник документанаправляется ответственному исполнителю,указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя надокументе должна быть отражена врегистрационных карточках. Для контрольнойслужбы резолюция может явиться основаниемвзятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа междуструктурными подразделениями иисполнителями осуществляются безрасписок, но с обязательной отметкой врегистрационной карточке.

Исполнение резолюции осуществляетсяответственным исполнителем совместнос сотрудниками, указанными в ней. Ходработы по исполнению документа принеобходимости фиксируется на оборотнойстороне регистрационной карточки.Документ все время до момента исполнениянаходится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документана подпись к нему следует прилагатьматериалы, на основании которых онготовился. Это облегчает работуруководителя, позволяет избежать вызоваисполнителей, и т. п.

В дело документ ивсе относящиеся к нему материалынаправляются тогда, когда работа надответным документом полностью завершена.

Подшивку документа в дело осуществляетработник канцелярии (или секретарь-референт).

Источник: https://works.doklad.ru/view/nuRb67cvWc0.html

Потоки документов в организации

Схема движения документов на предприятии. Порядок прохождения входящих документов Внутренние входящие документы проходят в

Какие потоки документов есть в организации

Кто в организации участвует в направлении документопотоков

Как можно оптимизировать документопоток

3 потока документов

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ – документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние.

Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.

Входящие документы. Это документы, поступающие извне: от контрагентов, контролирующих органов, органов местного самоуправления, клиентов, общественных организаций и т.п. особенность входящих документов в том, что созданы они в другой организации.

Основной вид входящего документа – письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.

С точки зрения классического делопроизводства это неверно: если в другую организацию направляется документ или пакет документов, нужно написать сопроводительное письмо, а то, что планируется направить, оформить как приложение к нему.

Но, оказывается, не все секретари знакомы с правилами классического делопроизводства, поэтому могут направить протокол для ознакомления или приказ в подведомственную организацию, просто вложив его в конверт и надписав на нем адрес.

Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:

  • прием и первичное рассмотрение;
  • регистрация;
  • передача на рассмотрение;
  • вынесение резолюции;
  • исполнение.

Исходящие документы – это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.

Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:

  • подготовка проекта документа;
  • согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
  • подписание;
  • регистрация;
  • отправка.

Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, – входящего.

Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:

  • подготовка проекта документа;
  • согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
  • подписание;
  • регистрация;
  • вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
  • исполнение.

Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.

Автор документа. Работник, который создает документ. Он может делать это как по собственной инициативе, так и исполняя задание руководства, то есть будучи исполнителем.

Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.

Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.

Описание потоков документов

Описание потоков документов – внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.

Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2016/potoki_documentov/

Организация документооборота на предприятии

Схема движения документов на предприятии. Порядок прохождения входящих документов Внутренние входящие документы проходят в

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа.

Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации.

Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная – при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы
  • исходящие документы
  • внутренние документы
  • коммерческие контракты
  • документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

  • 01 – индекс структурного подразделения
  • 05 – номер дела по номенклатуре
  • 134 – порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации.

Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт.

Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий – может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17).

В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку.

Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю.

Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль – это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт.

В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др.

Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах.

Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Источник: https://dogovorum.ru/article/organizaziya-documentooborota

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.