+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Эффективная планерка. Как эффективно проводить утренние планерки

Содержание

Планёрка с сотрудниками: эффективный план проведения

Эффективная планерка. Как эффективно проводить утренние планерки

В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Связано это с тем, что каждый торопится сделать на работе свои дела, а не сидеть на собраниях и мусолить очевидные темы.

Но что если такие встречи будут полезны для каждого, они будут проходить эффективно и быстро?

Тогда глупо от них отказываться. Поэтому внедряем в Вашей компании такое мероприятие как планёрка, от основ до готовых шаблонов.

Что это такое

Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен, Вы сталкивались по окончании мероприятия с такими высказываниями, как “Опять поговорили ни о чём”.

Это классическая ситуация, и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем, что это в целом плохо и неэффективно.

И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие, что такое планёрка.

И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание.

Планёрка – короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.

Ключевое слово – короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания.

И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел, сколько длится такая встреча – это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а, как мы уже говорили, совещание.

1. Виды планёрок

Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.

1.1 Время проведения

Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.

  1. Ежедневная планёрка. Нужна в случае активной деятельности или мотивации сотрудников. Длительность её не превышает 15 минут, всё коротко и по делу;
  2. Еженедельная планёрка. Используем для того, чтобы подвести итог прошедшей недели и выстроить планы на будущую. Длительность такой встречи до 30 минут;
  3. Ежемесячная планёрка. Обязательное мероприятия для оценки полученных результатов за месяц работы, который сложился из всех дней и недель. Продолжительность до 1 часа.

Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание.

Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначение, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.

Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов. Такие планёрки так и называются – внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.

Странная ситуация…

Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали, как в анекдоте выше. Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.

1.2 Тема встречи

Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы.

Хотя для большинства планёрка – это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.

  1. Распределение задач. Цель и результат такой встречи – это по-уши загруженные сотрудники задачами на ближайшее время;
  2. Один вопрос. Чаще всего это внеплановые встречи, тема для которых – отдельно стоящие вопросы на повестке дня;
  3. Мозговой штурм. Мы часто практикуем короткие собрания небольшой частью команды для генерации идей по поставленной теме;
  4. Информационная. Та самая планёрка, к который мы все так привыкли, озвучивание фактической ситуации на данный момент времени;
  5. Мотивационная. Людей нужно заряжать, особенно, если у них очень стрессовая работа. Через такие встречи у Вас будет возможность это сделать., потому что это отличный метод мотивации;
  6. Обучающая. Небольшие знания за короткий промежуток времени. Это не наскучит и будет полезно, особенно, если это делать часто.

В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание.

Стратегия “Галопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть – не получится. Это миф.

Составляющие успешной планёрки

Перед тем, как мы перейдём к конкретным шаблонам плана проведения планёрки, давайте определим основные моменты проведения такой встречи. Потому что важно не только ЧТО, но и КАК проводить. Всё постепенно коллеги, не торопитесь.

  • Повод встречи. С этим мы разобрались, каждая встреча должна иметь повод. И все должны знать о нём;
  • Люди. Кто будет участвовать в планёрке Вы должны знать заранее и об этом известить участников;
  • Место проведения. Конференц-зал, офис или коридор – решайте сами. Уверен это не сложно;
  • Время проведения. Нужно конкретное время, желательно всегда одно и то же, чтобы выработалась привычка;
  • Регламент встречи. Вы и сотрудники должны знать подтемы и хронометраж данного собрания;
  • Дополнительные материалы. Флипчарт, бумага, ручки и другая атрибутика должны быть готовы до встречи;
  • Куратор. Обычно ведущий планёрки это начальник или один из руководителей, но это вполне может быть и сотрудник;
  • Секретарь. Человек, который будет записывать все итоги планёрки, так называемый протокол, для дальнейшего распространения.

Если Вы учтёте эти составляющие, то эффективность планёрки будет значительно выше, потому что Вы сможете правильно подготовиться к ней и будете точно знать, что говорить на планёрке.

Часть из списка – очевидные вещи. Но Вы вдумайтесь, как каждый из пунктов можно улучшить относительно ситуации сейчас.

Например, каких людей кроме менеджеров по продажам можно ещё позвать на встречу. Или может сделать часть планёрок, которые проводят сами сотрудники.

И еще один очень весомый плюс для тех, кто еще сомневается, смотрите в видео ниже.

План планёрки для внедрения

Я не очень люблю шаблоны и образцы, так как они не учитывают индивидуальные особенности каждой компании.

А ведь каждый бизнес специфичен (я слышу это постоянно от руководителей). Но если Вы человек не из робкого десятка, то с лёгкостью сможете данный образец переделать в план проведения планёрки для своей компании.

Еженедельная планёрка
Время: каждый понедельник в 09.00
Продолжительность: до 30 минут

  1. Подведение итогов недели;1.1 Продажи компании; 1.2 Продажи отдела/смены; 1.3 Продажи каждого менеджера; 1.3.1Выполнение KPI; 1.3.2 Сумма продаж и потенциальных сделок;

    1.3.3 Основные показатели (конверсия, средний чек и т.д.);

    1.3.4 Зарплата на данный момент времени;

    1.4 Приближение к недельному плану продаж;

    1.5 Приближение к месячному плану продаж;

    1.6 Итоги (промежуточные) конкурса для персонала;

  2. Проблемы за неделю; 2.1 Почему не продали(упали продажи);

    2.2 Пути решения этих проблем;

  3. Планы на неделю; 3.1 Идеи сотрудников;

    3.2 Акции;

    3.3 Задачи и цели;

  4. Мини-тренинг.

Это план, как провести планёрку в отделе продаж раз в неделю. Месячный вариант будет выглядеть более масштабно, а план ежедневной планёрки будет выглядеть более скромно.

И, конечно, итоги будут подводиться либо за месяц, либо за день. Но уже на основе этого можно сформировать Ваш план вне зависимости от того, что у Вас – розница, опт или услуги.

Важные нюансы

Любое действие можно сделать лучше. Поэтому, когда нас просят оценить эффективность планёрок, мы можем закрытыми глазами сказать, что есть моменты для улучшения.

Много их или мало, а самое главное внушительные они или нет, это вопрос другой. Но найти их точно можно. И вот Вам список самых популярных улучшений из нашей практики.

1. Планёрка в скайпе. Если сотрудники не могут встретиться в жизни, это не повод отменять встречу. Проведите её в скайпе. Также можно подключить через скайп тех, кто не смог прийти, и провести планёрку одновременно оффлайн и онлайн.

2. Только позитив. Старайтесь на таких собраниях говорить обо всём со стороны “Как это улучшить” и “Что было сделано хорошо”, тогда Ваши встречи будут нести более мотивационный и положительный характер.

3. Бонусы за присутствие. По умолчанию Вы можете штрафовать за отсутствие или опоздание на планёрку, а можете выдавать премию тем, кто не пропустил и одной.

4. Опоздавшие стоят. Те кто опаздывают, не только получают выговор и массу презрительных взглядов, но и всю планёрку проводят стоя на ногах. Весело? Вам точно, а опоздавшему не очень.

5.Соблюдение времени. Определите на каждый блок конкретное количество времени, и если Вы выходите за него, то просто обрывайте разговор. Сначала будет плохо, потом научитесь быть более эффективными.

6. Перекус до планёрки. Налить себе кофе и скушать печеньки можно только до планёрки. После начала действует режим “Кто не успел, тот опоздал”.

7. Подарок активным. Самых активных можно и нужно поощрять. Вы можете каждую планёрку выделять тех, кто много участвует и за это давать мини-подарок. Мелочь, а приятно.

8. Итог планёрки. Когда “секретарь встречи” подобьёт итог, то его нужно обязательно раздать всем или, ещё лучше, поместить на самом видном месте для лучшего усвоения. 

Коротко о главном

Во всём моём коллективе 90% людей это командные игроки, поэтому мы до фанатизма любим проводить небольшие встречи.

Так как коллектив у нас относительно молодой (до 35 лет), нам очень сложно даётся проведение планёрок, ведь каждый норовит посмеяться и поговорить “за жизнь”. Мы могли проводить планёрку по 3-4 часа. Но так было раньше.

Сейчас мы – команда, которая реально осознаёт силу, процесс планёрок и для чего они нужны. У нас есть внутренние правила (никаких телефонов, говорим на языке решений, нет негативу и т.д.), у нас есть готовые регламенты, есть ответственные лица (каждый раз новые) и многое другое. Всё это помогает нам быть эффективнее.

Когда мы приходим в компании на маркетинговый консалтинг, то планёрка – это один из первых инструментов, который мы внедряем.

Источник: https://in-scale.ru/blog/planerka-plan-provedeniya

Что такое планерка и как провести планерное совещание эффективно

Эффективная планерка. Как эффективно проводить утренние планерки

Что такое планёрка на работе знают многие. Однако репутация у этого полезного процесса обычно оставляет желать лучшего. Бесполезно, неинтересно, неинформативно — такими эпитетами часто награждают рабочие встречи с целью планирования сотрудники и руководители подразделений разных компаний.

Однако планёрка нужна. Никакие мессенджеры, корпоративные чаты и другие современные технологии не заменят живого общения. Конечно, если встреча будет краткой и по делу, а результаты использованы в работе всеми участниками. Как проводить планёрки, чтобы они были именно такими, можно узнать из этой статьи.

Зачем нужна планерка

Прежде, чем разбирать нюансы проведения планёрок, важно дать точное определение этому рабочему процессу.

Планёрка — это короткая встреча для обсуждения текущего положения дел и планирования дальнейших действий.

Самым важным словом здесь можно считать «короткая». Обычно такие собрания длятся 15-20 минут. Кончено, их длительность может доходить и до 60 минут, но всё же главное «не растекаться мыслью по древу». Если планерки в вашей компании длятся по два-три часа, их более уместно называть совещаниями.

На планерках решаются следующие задачи:

  • подводятся итоги рабочего периода (дня, недели, месяца и т. п.);
  • обсуждается текущее положение дел и предлагаются оперативные решения;
  • обеспечивается оперативная связь между отделами крупной компании, чтобы все понимали ситуацию в целом;
  • распределяются задачи и назначаются ответственные;
  • выявляются проблемы и проводится мозговой штурм с целью поиска их решения;
  • поощряются наиболее эффективные сотрудники.

Виды планерок

Перед проведением планерки важно определиться к какому типу она принадлежит. И уже исходя из этого планировать её регламент. Классификация достаточно сложна и осуществляется по нескольким признакам.

По времени проведения:

  • ежедневная — очень короткая встреча перед началом рабочего дня, на которой проводится оперативное планирование (5-15 минут);
  • еженедельная, например, во второй половине дня пятницы. Здесь подводятся итоги недели и планируется следующая. Продолжительность обычно не превышает получаса;
  • ежемесячная. Поскольку она требует анализа показателей за весь месяц и подведения итогов, то продолжительность может достигать одного часа. Это более глобальная встреча, на которой обычно анализируются общие показатели деятельности компании;
  • внеплановая, которая проводится «здесь и сейчас». Необходима, когда рабочая ситуация резко меняется и требуются срочные действия по её стабилизации. Длительность определяется характером проблемы.

По темам планёрки делят на:

  • информационные, которые регулярно проводятся с целью донести до каждого сотрудника информацию о текущем положении дел;
  • мозговой штурм, позволяющие найти решение для выявленной проблемы;
  • планирование, где проходит распределение текущих задач. Важно не просто раздавать их, но и мотивировать сотрудников к выполнению, а также назначать ответственных и ставить четкие сроки;
  • обучающие. Планерки можно использовать для короткого разбора определенных тем, совершенствовать ключевые навыки и т. п.

Правила проведения планерки

Эффективные планерки получаются таковыми только при следовании определенным стандартам. В противном случае выходит вариант «а поговорить», когда ни один из участников прошедшей встречи не понимает, зачем он провел на ней последние полчаса.

Важно:

  • Четко установить регламент встречи и круг обсуждаемых вопросов. Всех скатывающихся в рассуждения на посторонние темы, необходимо прерывать и возвращать к сути.
  • Сообщить регламент всем участникам. Каждый должен понимать, что он здесь делает.
  • Избегать попыток обсудить всё «по верхам». Лучше выбрать проведение планерок длительностью до 15 минут ежедневно и посвятить время каждому вопросу отдельно, чем собрать всех в переговорной на три часа.
  • Назначить куратора и строго следить за хронометражем собрания. Кстати, это может быть не только руководитель, но и кто-то из сотрудников. Так результат может получиться интереснее.
  • Стремиться выслушать мнение каждого. Не допускать, чтобы на планерке ежедневно выступали с докладами те же несколько человек.
  • Выбрать секретаря и вести протокол «строго по делу», избегая многостраничных опусов, которые никто не будет читать.
  • После окончания встречи протокол со списком принятых решений, а также ответственными и сроками исполнения разослать всем участникам или повесить рна видном месте.

План проведения планерки

Как провести планерку зависит от того, для кого она проходит. Если это встреча сотрудников одного отдела, порядок действий будет один.

Если собрались руководители смежных подразделений — совсем другой. Не стоит забывать и о специфике бизнеса.

Так, невозможно себе представить, что директора строительной компании и фирмы, занимающейся организацией мероприятий, проводят планёрки одинаково.

Узнать подробнее

Пример проведения планерки для продавцов магазина

Примерный план может выглядеть следующим образом:

  • повестка дня и длительность собрания;
  • подведение итогов отчетного периода, обсуждение выполнения/невыполнения плана продаж;
  • если план не выполняется, то обсуждение мероприятий по его улучшению;
  • поощрение лучших сотрудников;
  • выяснение причин и предложение помощи несправляющимся;
  • внедрение новых акций и другие изменения в работе магазина;
  • постановка целей и задач на следующий отчетный период.

Пример проведения планерки с руководителями подразделений

Если участники работают в разных отделах компании, проведение планерки изменяется соответственно:

  • повестка дня и длительность собрания;
  • подведение итогов отчетного периода, основные показатели деятельности компании;
  • обсуждение текущей ситуации с выступлением каждого из участников по деятельности подотчетного ему отдела;
  • выявление проблем;
  • поиск их решений путём координации действий нескольких отделов;
  • закрепление достигнутых договоренностей и постановка задач каждому подразделению на следующий отчетный период.

В первом плане акцент делается на показателях каждого сотрудника в отдельности, во втором случае на взаимодействии всех структур компании для решения общих задач. В последнем случае больше внимания уделяется общим показателям деятельности компании.

Особенности проведения виртуальных планерок

С тем, как правильно проводить планерки, где все участники присутствуют в одной переговорной, всё понятно.

Но почти в каждой организации присутствует необходимость общения с представительствами в других городах, а иногда и странах, или есть сотрудники, работающие удалённо.

То есть быть в одном офисе физически все участники просто не могут. Отменить проведение планерок? Ни в коем случае.

В случае виртуального взаимодействия регулярные планерки ещё более важны, так как для координации действий усилий требуется больше. Для проведения планерки руководителем можно использовать Skype или аналогичные программы.

  • Анализируйте воронку продаж от показов рекламы до ROI от 990 рублей в месяц
  • Отслеживайте звонки с сайте с точностью определения источника рекламы выше 96%
  • Повышайте конверсию сайта на 30% с помощью умного обратного звонка
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Добавьте интеграцию c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Контролируйте расходы на маркетинг до копейки

Узнать подробнее

Однако в виртуальной планерке тоже есть свои нюансы. Необходимо:

  • обеспечить устойчивое интернет-соединение всем участникам, возможно потребуется большая скорость трафика и т. п. Подключаться всем лучше за 15 минут до начала, чтобы проверить все технические моменты.
  • при возникновении неполадок оптимально отложить или перенести на другой день проведение планерки, а не пытаться всем отделом разобрать, что хочет сказать участник с проблемной стороны. Конечно, если это позволяет уровень срочности решаемой задачи;
  • использовать визуальные материалы. Они помогут сделать обсуждаемый вопрос более наглядным и избавят от необходимости наблюдать за лицами других участников через веб-камеру, что может быстро наскучить;
  • Поощрять активность слушателей. Например, проводить ания по обсуждаемым вопросам. Это нужно, чтобы постоянно держать аудиторию «в тонусе».
  • поддерживать ещё более жесткий хронометраж «встречи». Вынужденные слушать бесконечные монологи с экрана слушатели быстро переключают своё внимание на другое.

Чем больше участников в виртуальной встрече, тем более скрупулезной организации она требует

Как проверить эффективность собрания

Главный вопрос не в том, как проводить планёрки, а в том, как убедиться, что они достигают своей цели. В этом можно ориентироваться на следующие признаки:

  • задачи четко расставляются, исполнители знают сроки их выполнения;
  • к следующей планерке они выполняются, а не остаются бесполезными строками в протоколе;
  • сотрудники проявляются активность и участвуют в обсуждениях, планерка — не монолог руководителя или сольные партии нескольких главных действующих лиц;
  • встречи укладываются в заданный хронометраж и все запланированные темы удаётся обсудить;
  • протоколы рассылаются всем участникам и их действительно читают (простой тест — включите в него какую-либо значимую информацию, которая не обсуждалась на совещании, и посмотрите как быстро в офисе узнают об этом).

Чтобы измерить эффективность, можно обратиться к самим сотрудникам. Например, предложить им ответить на вопрос «Как проводить планерки в нашем офисе, чтобы они стали более продуктивными?». Так можно получить много новых идей.

Причины неэффективности планерок

У каждой компании они свои, и всё же можно выделить несколько фаворитов:

  • «Чай, кофе, опоздаем». Если из десяти приглашенных участников, вовремя на месте только семь, а половина всех присутствующих каждые десять минут перемещается к кофе-машине за очередной порцией напитка, об эффективности можно забыть. Необходимо ввести запрет на нецелевое передвижение по кабинету во время планерки, а также мотивировать всех приходить вовремя.
  • «Что я здесь делаю?» Практика отправлять приглашения на планёрку всем сотрудникам отдела в корне неверна. В зависимости от планируемой повестки дня, список присутствующих нужно формировать индивидуально. Каждому приглашенному следует предоставить темы, чтобы все понимали, для чего они присутствуют на встрече.
  • «О чем это я говорил…» Если руководитель определяет повестку уже по ходу встречи, эффективности ждать не приходится. Отклонений от заявленных тем быть не должно.
  • «Помедленнее, пожалуйста. Я записываю». Итогом длинной планерки становится многостраничный протокол. Этот документ бесполезен, потому что читать его никто не будет. Соответственно, все принятые на собрании решения останутся в нём и благополучно канут в Лету уже к следующей встрече.

Если на планерках ваши сотрудники выглядят так, пора что-то менять

Как увеличить пользу планерки

Вопрос «Как проводить планёрки более эффективно?» можно решать бесконечно. В этом процессе всегда есть место улучшениям.

Попробуйте взять на вооружение следующие техники:

  • Обсуждайте позитивно. Не стоит распекать подчиненных, которые третью неделю подряд срывают план продаж. Лучше провести мозговой штурм на тему «как исправить ситуацию» и, возможно, они же предложат интересные решения;
  • Не штрафы, а бонусы. Можно бесконечно штрафовать отсутствующих за пропуски и опоздания, а можно премировать того, кто не пропустил ни одной планёрки и всегда приходил вовремя. Это может послужить хорошей мотивацией.
  • Хронометраж. Если укладываться в выделенный промежуток времени у большинства ораторов не получается, попробуйте обрывать их по его истечению и переходить к следующему вопросу. Со временем все станут говорить лаконично. Однако, важно чтобы это правило касалось и руководителя.
  • Стоя лучше. Хотите чтобы пятиминутная встреча в начале рабочего дня действительно была таковой? Долой посиделки в переговорной! Во многих компаниях такие планерки проводят стоя. В таком положении меньше соблазна сбиться с темы, да и для здоровья офисных работников полезно.
  • Частота определяется положением дел. Проводить ежедневную планерку потому, что «так положено», не стоит. Такой вариант подойдёт компаниям, где ситуация очень быстро меняется или в напряженные периоды, когда необходима оперативная реакция на происходящие события. Если этого нет, одного или двух раз в неделю вполне достаточно.
  • Спасибо. Не забудьте поблагодарить всех участников встречи за плодотворную работу. Может показаться, что это формальность, но на самом деле искренняя благодарность важна.

Источник: https://blog.calltouch.ru/planyorka-s-sotrudnikami-effektivnyj-plan-provedeniya/

Планерка – зачем и как проводить, плюсы и минусы

Эффективная планерка. Как эффективно проводить утренние планерки

Планерка — это производное от английского plan, короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения намеченного плана. По своей типологии все планерки можно разделить на категории по трем критериям — видовому, временному и количественному.

По видовому критерию все планерки делятся на отчетные (короткие совещания, на которых руководители отчитываются о ходе выполнения соответствующих задач), дискуссионные (брифинги на тему возможного изменения выбранного пути достижения той или иной цели) и мотивационные (совещания, на которых раздаются задачи и определяются роли в процессе работы над вопросом, задачей).

По временному критерию планерка может являть собой ежедневный, еженедельный, ежемесячный процесс.

По количественному критерию планерка может быть как массовая (для всех сотрудников), так и закрытая (для отдельной инициативной группы, управляющих, совета директоров компании.)

Зачем проводить планерку?

Если организовать этот процесс как хорошую традицию перед началом рабочего дня, то это поможет дисциплинировать коллектив (уменьшить число утренних опозданий), более четко обрисовывать цели и задачи перед сотрудниками (ведь, как известно, рациональный план на день гораздо эффективнее, чем план на полугодие), даст возможность видеть реальные результаты работы более явно (в том случае, если отчетность коллектива перед руководителем и руководителя перед коллективом станут обязательными элементами планерки). Помимо уже вышеупомянутых достоинств хорошо проведенное утреннее совещание может придать силы сотрудникам, увеличить производительность труда, стимулировать к эффективной работе в течение дня. Этот психологический аспект, безусловно, играет важную роль в установлении позитивных отношений между работником и работодателем, а также способствует сплочению коллектива.

Почему многие люди считают планерку пережитком прошлого?

Во-первых, само возникновение этого процесса большинство людей относят к тем временам, когда о телефоне и слышать не слышали, а о том, что такое интернет и мультимедийные технологии, вообще не догадывались. Выходит, что единственным способом встретиться вживую и обсудить важные рабочие моменты были как раз те самые планерки.

За неимением оперативных средств связи вопросов накапливалась уйма, и времени такое действо занимало очень много (в среднем три-четыре часа). По этому поводу один известный американский экономист как-то заметил: «Если в вашей фирме существуют планерки, значит, вы на верном пути.

Осталось только уволить всех тех, кто туда ходит, и оставить всех тех, кто в это время работает».

Во-вторых, большинство офисных работников негативно относятся к планеркам как раз из-за того, что этому уделяется примерно 20% времени, причем, по замечанию многих из них, речь шефа длится в среднем половину времени, отводимого на этот процесс.

В-третьих, если планерки в фирме проходят ежедневно, то в скором времени это обязательно превратится в своего рода формальность.

Ведь большинство задач, которые ставит успешный бизнесмен, долгосрочны, и ежедневный отчет в двух предложениях будет звучать так: «Все хорошо, мы над этим работаем».

Необходимость ежедневной планерки всплывает обычно в тот момент, когда предприятие начинает выполнение новой стратегической задачи в критически сжатые сроки, либо в период кризиса. В такие моменты действительно необходимо постоянно мониторить ситуацию, следить за малейшими изменениями.

Регламент

У любой, даже самой короткой планерки должен быть свой регламент. Он так или иначе помогает гораздо более продуктивно проработать насущные вопросы, сделать процесс более динамичным и эффективным.

В правилах хорошего тона делать рассылку регламента работникам в вечернее время для того, чтобы они могли обдумать все затрагиваемые вопросы и выступить с конструктивным, содержательным предложением.

Помимо прочего стоит учесть и то, что ко времени проведения утреннего совещания каждый работник должен иметь на руках копию регламента.

Немаловажно возложить ответственность на определенного человека, который следил бы за временем (если докладчик выбивается из временного ограничения, описанного в регламенте, то это затягивает процесс проведения совещания и, как следствие, негативно влияет на настроение коллектива).

Проводить или не проводить? Вот в чем вопрос

Планерка, безусловно, важный процесс, хотя бы в контексте своевременного целеполагания и мотивации сотрудников, однако пришло время выйти за рамки обыденного понимания этого термина.

Возможно, не так принципиально собирать каждый день весь коллектив в душном кабинете, а освоить технологии конференции в Skype. Немаловажно еще и учитывать тот аспект, что конструктивная планерка должна длиться не более 15–20 минут.

Отчетность по деятельности каждого отдела можно принять и обсудить с руководителями в течение дня, а утреннее время посвятить исключительно расстановке сил, определению задач и приоритетов.

В любом случае каждый предприниматель выбирает свою концепцию управления, однако, чтобы чуть более взвешенно осознать, необходимо ли проведение коротких совещаний для вашего рабочего штата, стоит взвесить все за и против:

+ дисциплинирует коллектив;

+ возможность утренней мотивации сотрудников;

+ четкая постановка целей и задач;

+ возможность проявить креатив и проводить планерку в нетрадиционном стиле;

– затяжные планерки утомляют и снижают работоспособность сотрудников;

– нерегламентированные планерки, как правило, неэффективны.

Источник: https://kontur.ru/articles/325

Планёрка – «тихий час» или шаг к успеху? Как эффективно проводить утренние планерки. Пошаговое руководство

Эффективная планерка. Как эффективно проводить утренние планерки

Организовать и провести планерку максимально эффективно.

Найти решение проблемы заявленной для обсуждения или задать направление движения развития ситуации в конструктивное русло.

Провести планерку интересно, чтобы участникам некогда было зевать и у них не возникло ощущения впустую потраченного времени.

План действий

1. Ознакомится с предлагаемым методом организации проведения планерки.

2. Подготовиться самому, подготовить необходимые материалы и пригласить участников.

3. Провести планерку.

4. Подвести итоги проведения планерки и ознакомить с ними всех участников.

Как организовать планерку

Первое, что требуется для проведения планерки – это вопрос или тема планерки.

Какую рабочую задачу вы хотите решить? Какой положительный эффект для работы организации будет итогом проведения планерки. Ознакомьте участников планерки с этим вопросом заранее.

Таким образом, вы сэкономите время во время проведения планерки, а участники обсуждения, возможно, придут уже имея интересные идеи по вашему вопросу.

Второе – это люди, которые будут участвовать в планерке. Специалисты какого профиля и руководители какого уровня, или какие линейные сотрудники вам нужны, чтобы найти ответ на поставленный вопрос.

Третье – место проведения планерки. Важно, чтобы это было отдельное помещение или даже специальных зал для совещаний. Где всем будет достаточно места, посторонние (не участвующие в планерке сотрудники) не смогут вас потревожить и не будут звонить телефоны.

Четвертое – время проведения планерки. Желательно, чтобы оно было удобным для всех участников или постоянным. Например, ежедневные планерки проводятся каждый день ровно в 8.30. В любом случае, выбирая время проведения планерки, вам придется ориентироваться на наиболее важных ее участников. И назначать его заранее, на несколько часов, а правильнее – дней.

Пятое – регламент проведения планерки. Важно не только вовремя начать планерку, но и вовремя ее закончить. Заранее определите порядок обсуждения вопросов и время, выделяемое каждому участнику. Ограничьте его, это сделает доклады сжатыми и максимально информативными. Например, одно выступление не более 10 минут.

Шестое – подручные материалы. Необходимый минимум это ручки для всех участников и бумага. Позаботьтесь об этом сами, заранее, чтобы не пришлось тратить время обсуждения на поиск того чем и на чём писать. Еще вам могут понадобится: флип-чарт, проектор, экран, ноутбук, принтер. Всю технику необходимо подготовить и проверить ее работоспособность заранее.

Седьмое – ведущий планерки или секретарь, который будет фиксировать процесс и итоги обсуждения вашего вопроса.

Форматы проведения планерок

1. Подведение итогов, информационная планерка.

Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.

Для чего нужны такие планерки?

2. Планерка – распределение текущих задач.

Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден – руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать – все получили задания и пошли его выполнять.

3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.

Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке. Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу.

Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше.

В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!)

4. Творческая планерка.

Запросы для работы в коучинге
1) Развитие ресурса креативности для роста (саморазвитие, профессиональный рост, развитие бизнеса)
2) Решение внутренних конфликтов, преодоление кризисов с помощью ресурса креативности

Борис Метленко
Источник: Азбука “продажного” менеджера

Сегодня вы с удивлением узнали, что начальник решил стать ближе к народу, и с понедельника вам предстоит отчитываться на планерке-летучке-пятиминутке о проделанной работе и публично строить планы. Если вы понятия

Сегодня вы с удивлением узнали, что начальник решил стать ближе к народу, и с понедельника вам предстоит отчитываться на планерке-летучке-пятиминутке о проделанной работе и публично строить планы. Если вы понятия не имеете с какого конца ко всему этому подойти и чего ждать – читайте дальше, пригодиться.

Видимо, ваш шеф наконец-то добрался до какой-то книжки типа “Руководство коллективом для чайников” или ему посоветовали старшие товарищи. Вообще то это одно из базовых правил работы руководителя:

1. Поставить задачу

2. Назначить исполнителей

3. Определить сроки исполнения

4. Контролировать исполнителей в процессе выполнения поручения.

Доклад на планёрке-летучке-пятиминутке подразумевает, что сотрудники сами себя нагружают и помогают себя же контролировать. А шеф будет сидеть, раздать новые поручения и делать пометки в своём ежедневнике. Эта процедура направлена на создание в коллективе атмосферы «Нам нечего скрывать – мы команда. Начальство держит руку на пульсе событий. Персонал не брошен. Большой брат следит за тобой».

Это для того, чтобы вы знали, какие мотивы двигают вашим руководством.

У меня для вас есть две новости: одна хорошая, а вторая… сами решите.

Хорошая новость: немногие руководители способны пунктуально выполнять свои же собственные правила. (Вся эта заморочка с планёрками может скоро кончится)

Ещё одна новость:

Если ранее в вашей организации это не было принято, значит, грядут перемены, и вам предоставляется шанс сделать так, чтобы вас заметили и оценили. Я говорю о карьере.

1. Ваши планы должны быть реальными.

Реальный план это тот, за которым стоит живое дело. Дело, которое вы хорошо знаете, и представляете себе как его выполнить от первого и до последнего шага. На любой вопрос, поставленный до- или во- время работы, вы должны дать чёткий и обстоятельный ответ. (Руководители мыслящие конкретными, а не расплывчатыми категориями, это ценят).

Приведу примеры, как отличить абстрактного шефа от конкретного.

Шеф, мыслящий чётко, пользуется в речи оборотами, каждое слово которых можно увидеть и пощупать. «Я не вижу результатов». «Покажите мне, что именно вы сделали». «Вас не видно, вы не ощущаетесь на работе». «Возьмите это на себя» и т.д. он нацелен на результат, его стихия точные цифры и точные даты.

Шеф, мыслящий абстрактно и только абстрактно, будет звучать так: «Наметим перспективы». «Обговорим возможности взаимодействия», «Ваше поручение должно быть выполнено максимально быстро». Такой человек, как правило, нацелен на процесс. Он может делать кучу работы, он постоянно чем-нибудь занят, но на выходе результат близкий к нулевому.

(Для тех, кто в курсе, что такое НЛП: Шеф конкретный – кинестетик-визуал или визуал- кинестетик. Абстрактный шеф – аудиал. Проверьте, понаблюдайте)

2. Включайте в план непроверямые задания. (Имитатор кипучей деятельности)

Непроверяемые планы – это та область вашей деятельности, которую невозможно проверить, если не сидеть у вас над душой неотрывно весь рабочий день. Зачем это нужно? А вот зачем. Какие бы программы вы не разрабатывали, какие бы проекты не вынашивали, обязательно вмешаются обстоятельства вам помешают.

Это будут коллеги и родственники со своими вопросами и проблемами, плохая погода со своими осадками и начальство с вашим же отчётом. Чтобы получить фору по времени для непредвиденной работы и существуют непроверяемые планы.

(злоупотреблять не советую, 1-2 штуки непроверяемых заданий в неделю будет достаточно)

«Чем занимались 2 часа рабочего времени?» – спрашивает шеф.

«Ждал приёма в комитете ЖКХ, как я вам и докладывал на планёрке в понедельник», – бодро отвечаете вы.

Всё, вопросов нет.

Один мой знакомый программист написал приложение, которое при запуске выдавало на экран бегущие цифровые столбцы, синие полоски прогресс-индикаторов с меняющимися процентами и т.д.

Когда ему нужно было отлучиться по своим делам, он запускал эту прграммулину, обращался ко всем «Компьютер не трогайте, у меня там база данных переиндексируется» и отваливал.

Однако все свои обязанности и разработки сдавал вовремя.(!)

3. При обсуждении времени необходимого вам на выполнение рабочих заданий запрашивайте в полтора-два раза больше, чем вам реально необходимо.

Справитесь раньше – доложите раньше и приобретёте репутацию исполнительного сотрудника или же потратите сэкономленное время на другие дела.

Возникнут непредвиденные трудности в работе – вы всё равно справитесь в обещанный срок и останетесь с репутацией надёжного сотрудника: «Этот, если обещал – сделает».

Есть правило: для осуществления проекта понадобиться в два раза больше времени и в три раза больше денег, чем предполагалось в начале». Звучит неважно, правда? Однако это правило из умной книжки, подтверждённое жизнью.

Впервые я с ним столкнулся, когда мы с друзьями открывали кафе, где я потом был управляющим. Правило сработало с точностью до двух дней и ста рублей. Потом было ещё много подтверждений. Оглянитесь вокруг себя, поспрашивайте у друзей.

Если у них эти показатели лучше, значит, и мне есть чему у них поучиться.

4. Для текущей рутины, которая ощутимых результатов не приносит, а времени отнимает много, уже на 3-4-й планёрке попросите себе помощника или возможность переложить эту работу на менее активного или незагруженного сотрудника. (Если вам отдадут его в подчинение – это начало формирования вашей команды).

Вот, собственно, и всё по поводу планирования. Переёдём к отчётам.

5. Избегайте докладывать о промежуточных результатах, если конечно это на долгосрочный проект или руководство не требует отчитаться немедленно.

Люди должны знать о том, ЧТО вы делаете, а не о том, КАК вы это делаете.

Рано или поздно к вам придёт мастерство – это возможность справляться с работой быстро и легко. К сожалению, в этой стране не любят лёгкости, здесь в почёте тяжёлый упорный труд непрофессионала. (непрофи обходятся дешевле)

Если вас всё же спросят: «На каком этапе находится выполнение ЧЕГО-ТО ТАМ ГЛОБАЛЬНОГО???» – имейте в запасе чётко-обтекаемый ответ типа: «На стадии рассмотрения документов клиентами». «Достигнута принципиальная договорённость о встрече в течение этой (будущей) недели». и т.д.

6. Краткость, точность, чёткость. Это критерии вашей речи на планёрке. Будьте готовы ответить на дополнительные вопросы.

7. Докладывая о проделанной работе, не скромничайте. Чужих лавров вам не надо, но то, что ваше – только ваше. Если вам помогли, обязательно отметьте это (люди будут вам благодарны). Если мешают, то пригрозите: «Доложу начальству на планёрке».

И ещё одно маленькое отступление. Пожалуйста, не рассматривайте этот текст как руководство по заморачиванию головы начальству. То, что здесь написано, поможет вам создать себе комфортные условия работы. Заметьте, не пребывания на работе, а именно работы. К сожалению, есть ещё одно правило офисной жизни: «Кто пашет, на том и ездят».

Эти рекомендации позволят вам выстроить в офисе свою собственную рабочую зону, ограждённую от излишних претензий руководства («Вы же видите – я занят!», «Я вас никогда не подводил, так дайте мне возможность нормально зарабатывать для вас деньги») и одновременно использующую все доступные возможности для эффективной работы и карьерного роста.

Источник: https://warrpinbox.ru/plan-rka---tihii-chas-ili-shag-k-uspehu-kak-effektivno-provodit-utrennie/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.